Société : Institut Jules Bordet Lieu : Brussels Brussels Site source : Talent BE
U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux.
L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
Fonction Missions:
Dans le respect de la loi, de notre philosophie de soins et de l’éthique, soutenir l’équipe soignante et médicale dans la gestion globale du patient, en améliorant le confort, en réalisant des tâches administratives inhérentes au fonctionnement de l’unité de soins.
La mission de l’assistant(e) administratif - tive est polyvalente car axée tant vers le support médical et infirmier que vers le support aux patients et à leur famille.Le contrôle des activités de l’assistant(e) administratif - tive relève de la responsabilité de l’infirmière en chef et du responsable administratif des services opérationnels.
Responsabilités personnelles Prendre soin de son équilibre personnelMaintenir et développer ses connaissances et compétences de façon continue avec l’accompagnement de la hiérarchieRespecter les règles d’hygiène générales Responsabilités vis à vis du patient et de sa famille Exécuter les tâches inhérentes à son profil de fonctionRespecter le secret professionnel, l’intimité, la discrétionTransmettre des informations dans les limites de ses compétencesRespecter les règles d’hygiène hospitalière Responsabilités vis à vis de l’équipe Se concerter avec l’équipe en ce qui concerne l’organisation du travail journalierTransmettre à toute l’équipe soignante et aux différents intervenants les informations nécessaires concernant le patient et ce dans les limites de ses compétencesOrganiser les tâches administratives liée à la gestion de l’unité de soins et décrits dans son profil de fonction sous la supervision de l’Infirmière Chef (IC), de son adjointe, du médecin référent de l’unité de soinsEn fonction de la demande de l’IC, remplacer l’assistant(e) logistique lorsque celui-ci ou celle-ci est absent(e) pour certaines tâches et dans les limites de ses compétences Responsabilités vis à vis de l’institution Respecter le règlement de travailFaire preuve de loyautéConnaitre les procédures et le fonctionnement de l’unité Aide au patient et à sa famille Vérifier l’inscription / l’admission du patient et le cas échéant, l’inscrire/l’admettreAccueillir le patient à son arrivée, présenter le service, rappeler le règlement d’ordre intérieur, vérifier la présence du bracelet, distribuer les brochures d’accueilInscrire le patient dans le cahier de population (date d’entrée et de sortie, étiquette, diagnostic d’admission, provenance)Accompagner et guider les patients, les parents, les visiteurs (télécommande, commande de repas, …)Transporter seul des patients non appareillés vers d’autres salles et vers les lieux d’examen lorsque cela s’avère nécessaireGérer les demandes d’examen (prise de rdv, rappel de rdv, retour de rdv)Gérer les rendez-vous planifiés avec les médecins de l’unité de soins, les concertations pluridisciplinaires, … Aider administrativement les parents (donner des renseignements sur les différentes démarches à accomplir en fonction de chaque situation)Aider le patient sortant en rassemblant les documents de sortieOrganiser l’envoi des prélèvements par cartouches ou coursierGérer l’affichage à l’intention des patients, parents, visiteurs dans l’unité de soinsDéclarer les évènements indésirables dans la limite de ses fonctions Aide à l’équipe soignante et à l’équipe médicale Gérer les appels téléphoniques par des réponses adéquates mais personnaliséesGérer les allées et venues vers et dans l’unité de soinsGérer les bacs de documents et trier le courrier entrant et sortantGérer le flux de la population hospitaliséeEnregistrer les préadmissions de la salleImprimer les bracelets patient ainsi que les étiquettes patientGérer l’affichage à l’intention du personnelPréparer avec l’IC et le médecin référent de l’unité de soins les réunions d’équipeRédiger les compte-rendu des réunions d’équipes, des entretiens pluridisciplinaires, …Identifier les armoires et leur contenuFaire un redémarrage avec les mises à jour 1x / semaine de tous les ordinateurs de l’unité de soinsParticipation à la mise en place du système d’accréditation par formulation, rédaction, correction, mise-en-page, diffusion de protocoles, de procédures, de notes de service, …Coordination des démarches de contrôle qualité en partenariat avec la cellule qualité et sécurité Aide administratif(ve) Préparer les dossiers des hospitalisations programméesClasser et/ou encoder les dossiers patientEncoder les relevés d’activités à but statistiqueAider à l’approvisionnement des unités en matériel, papeterie, droguerie, …Faire des photocopiesTransporter des dossiers et autres documentsFaire des courses diverses (pharmacie, matériel, repas, courrier, …)Vérifier l’état des imprimantes + commander les cartouches d’encresSuppléer ou épauler l’assistant(e) logistique dans les commandes de l’économatAssurer le suivi des réparations en cours, à prévoirMettre à jour les numéros de téléphone du service tant internes qu’externesCentraliser les documents administratifs et l’archivage Profil L’assistant(e) administratif(ve) est accueillant(e), soigneux(se), chaleureux(se), empathique, disponible, ponctuel(le), professionnel(le) mais aussi capable de discrétion.
Il / Elle est également capable de se remettre en question et capable de gérer le stress.
Il / Elle adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’Huderf.L’assistant(e) administratif(ve) aura le sens :
Des responsabilitésDe l’initiativeDe l’organisationDes prioritésDes transmissions d’informationsDu contact humain, de l’accueil, de l’écoute Ses compétences et actions :
Travailler seul(e) et en équipeS’exprimer clairementCorriger les erreurs et encourager ses collèguesS’organiser et faire preuve de méthodeCollaborer au bon fonctionnement du service en veillant à l’amélioration continue de l’organisationGérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travailGérer les priorités Langue Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art.
10) Offre Un contrat à durée indéterminée de 30h semaine.Des avantages extra légaux :
Des chèques repas d’une valeur de 7,30€Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités véloUne prime annuelle d’attractivitéUne allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art.
10 ou 12)24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance) De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de posteUn programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière Modalités d’introduction des candidaturesVeuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation). InstitutJulesBordet BrusselsBrussels
