Residentiebeheerder Wooncultuur - KU Leuven > Leuven > Joboolo BE :
Société : KU Leuven Lieu : Leuven Flanders Site source : Talent BE
•Je hebt een tolerante en klantgerichte, maar niettemin zakelijke houding.•Je bent voldoende thuis in de hedendaagse sociale media.•Je hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en het Engels. •Je hebt notie van boekhoudkundige begrippen en je bent vaardig in het gebruik van Excel, Word, Outlook, Powerpoint.
Kennis van SAP en Toledo is een pluspunt.Hoofddoel van de functie is:
het exploiteren van een zelf bedruipende residentie. •Op materieel vlak:
Opvolgen dat het gebouw bouwkundig in goede staat blijft, alsmede schoon en hygiënisch is.•Op sociaal vlak:
Zorgen dat huurders in harmonie en goede onderlinge verstandhouding samenleven en zich naar buiten toe waardig en respectvol gedragen.
Uiteraard dient de kwaliteit van sociaal-ruimtelijke omstandigheden waaronder gestudeerd kan worden zo optimaal mogelijk te worden aangeboden aan alle huurders.•Op administratief vlak:
Zorgen dat alle administratieve verplichtingen worden nagekomen, zowel van de bewoners naar de residentie als van de residentie naar hen en naar andere domeinen van de KU Leuven en derden.1.
Taken en verantwoordelijkheden residentiebeheerder type Wooncultuur•Opstellen, invullen, ondertekenen huurcontracten.•Administratief verwerken van de huurcontracten en huurgebonden vergoedingen (waarborgen, huurgelden,…).•Opstellen kamertoewijzingen.•Organiseren van en toezicht houden op periodieke grote schoonmaakbeurten (jaarlijks, halfjaarlijks).•Toezicht houden op de correcte afvoer van afval.•Uitbouwen, coachen en begeleiden van “sociaal beheer” samen met studenten.
Belangrijk hierbij is dat minimum 50% van de bewoners internationale studenten zijn.•Het aansturen, coachen en ondersteunen van de medebeheerders (inwonende studenten) en gangverantwoordelijken in hun taken bij uitwerking en bewaking van facilitaire voorschriften.•Samen met de medebeheerders en bewoners initiatief nemen tot periodiek terugkerende activiteiten die het sociale aspect van het samenleven in relatief kleine gemeenschappen bevorderen.Een aantal taken en verantwoordelijkheden worden samen met de collega residentiebeheerder type administratief-technisch opgenomen:
•Bewaken en uitgifte/inname kamersleutels.•Organiseren presentatie residentie naar buiten toe (bezoekersdagen, opendeurdagen).•Ondertekenen huurcontracten, •Plaatsten van bestellingen bij interne/externe leveranciers conform KU Leuven richtlijnen en/of richtlijnen die gelden binnen de dienst.•Opvolgen levering van diensten door derden (zoals onderhoudswerken, schoonmaak, …).•Melden defecten die een oplossing behoeven en het opvolgen ervan.•Opvolging externe contractanten (afval, schoonmaak, hygiënecontainers, technische interventies, …) en administratieve afwikkeling ervan.•Opstellen jaarlijkse begroting in overleg en afstemming met de stafdienst Cerab.De hierboven vermelde verantwoordelijkheden/taken impliceren dat beide types residentiebeheerders een accreditatie verwerft om als financiële antenne te kunnen functioneren, zoals gedefinieerd door de Centrale Financiële Dienst van de KU Leuven.
De financieel antenne is bevoegd om in SAP:
•bestellingen te doen (zowel intern KU Leuven als extern naar derden leveranciers),•betalingen te verrichten,•Budget Controle Fiches aan te maken voor het inzetten en betalen van jobstudenten.3.
Speciale werkomstandigheden•Tussenkomsten kunnen worden gevraagd in geval van overmacht of nood, buiten kantooruren, om op te treden als belangrijkste aanspreekpunt, teneinde eventueel te beslissen om hulp van derden te vragen wanneer situaties daarom vragen.•Daarnaast kent deze functie een aantal piekmomenten waarbij de werkbelasting aanzienlijk toeneemt en zich soms uitstrekt buiten de normale kantooruren. •Er dient een aantal keren per jaar (+/ - 4 keer) uren te worden gepresteerd in weekenden en ’s avonds (inhuizen, uithuizen, bezoekdagen).•Het gaat hier om een voor de KU Leuven erg belangrijk project:
er bestaat een zakelijk engagement naar de eigenaars van het gebouw om alle eenheden gedurende 12 maanden per jaar te verhuren. •Bovendien zijn de kamers in eigendom bij individuele eigenaars.
Dit maakt het beheer meer complex, vandaar dat een uniek aanspreekpunt is gecreëerd waarvan de bevoegdheden/opdrachten zijn vastgelegd in de lange termijn huurovereenkomst die KU Leuven heeft afgesloten. •Het engagement t.o.v de eigenaars is gedetailleerd omschreven in een huurovereenkomst.
Men zal rekening moeten houden met belangen van zeer veel omwonende partijen (NV parking met 1000 parkeerplekken, NV Retail, met winkels etc, allemaal in één gebouw, ongeveer 800 omwonenden).
4.
Contact met personen uit andere eenheden en externen•Met collega-beheerders van andere residenties en de stafmedewerkers van Cerab worden regelmatig ervaringen en ideeën uitgewisseld omtrent het algemene dan wel specifieke functioneren (lid van de Coördinatievergadering Residenties Algemeen Beheer).•Met experts op financieel/boekhoudkundig vlak, ter realisatie van de doelstelling om alle financieel/administratieve handelingen te laten verlopen via SAP.•Met externe leveranciers:
bestellen en opvolgen van leveringen allerlei (schoonmaak, goederen, andere diensten).•Met Technische Diensten inzake de instandhouding en technisch beheer van het gebouw en haar omgeving.•Met ouders van studenten inzake allerlei “ad hoc” situaties.•Met de studenten inzake het dagelijks functioneren, algehele voorkomen en toezicht op de naleving van het huisreglement.•Met de medebeheerders en andere huurders omtrent alle aspecten van het in goede harmonie samenleven in één gebouw.5.
Materiële hulpmiddelen•PC•Gedeeld kantoor op de residentieDe “Residentiebeheerder” (RB) van een Niet Gesubsidieerde Residentie, type “WOONCULTUUR”, is samen met de residentiebeheerder type ’administratief-technisch’ verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op een residentie en valt organisatorisch onder het ‘Hoofd Coördinatie Exploitatie Residenties Algemeen Beheer’ van de KU Leuven, die ondersteund wordt met stafmedewerkers binnen Cerab (de eenheid Coördinatie Exploitatie Residenties Algemeen Beheer.) Hij/zij neemt de toewijzing van de wooneenheden ter harte en houdt toezicht op de manier van samenleven van huurders, Hij/zij neemt samen met de administratief-technische RB eveneens een aantal administratieve taken op.
Bij afwezigheid van de administratief-technische RB functioneert hij/zij tevens als volledig administratieve en technische back-up.Wij bieden een tewerkstelling van 70% voor onbepaalde duur.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6.
Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5.
Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.Daarnaast biedt de KU Leuven een aantal interessante arbeidsvoorwaarden aan.
De startdatum is (bij voorkeur) voorzien op 03.06.2024.
Eerder opstarten is mogelijk.KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.
Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be. KU Leuven LeuvenFlanders
