PROJECT MANAGEMENT ASSISTANT > Multipharma > Joboolo BE :
Company : Multipharma Location : From : Talent BE
RESPONSABILITES Soutien administratif :
fournir un soutien administratif complet au département IT et Transformation, y compris la gestion des calendriers, la programmation des réunions, la création de bons de commande et la demande de devis.
Gestion des documents :
aide à la création, à l'édition et à la mise en forme de documents, de présentations et de rapports.
Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés pour la documentation du département.
Liaison en matière de communication :
servir de point de contact pour les communications internes et externes, notamment en répondant aux appels téléphoniques et aux courriels et en transmettant les questions aux membres de l'équipe concernés.
Coordination des réunions :
Coordonner les réunions du service, notamment en préparant les ordres du jour, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant le suivi des mesures à prendre pour garantir une exécution en temps voulu.
Soutien aux projets :
participer aux tâches liées aux projets, telles que le suivi des étapes, la gestion de la documentation du projet et la coordination des réunions et de la communication entre les parties prenantes du projet.
Saisie et analyse des données :
Saisir des données dans les systèmes ou bases de données pertinents.
Participer à la collecte, à l'organisation et à l'analyse des données nécessaires pour soutenir les initiatives du département.
Gestion des ressources :
participer à la gestion des ressources du département, y compris la gestion des stocks, l'achat de fournitures de bureau et la coordination de l'entretien et des réparations du matériel.
Planification d'événements :
soutenir la planification et l'exécution d'événements, d'ateliers et de séances de formation du département, y compris les dispositions logistiques et la coordination du matériel et des ressources.
Soutien ad hoc :
fournir un soutien supplémentaire à l'équipe chargée des technologies de l'information et de la transformation en fonction des besoins, notamment en participant à des projets spéciaux, en effectuant des recherches et en réalisant d'autres tâches administratives.
PROFIL Quels talents cherchons-nous? Expérience confirmée en tant qu'assistant administratif ou dans une fonction similaire, de préférence dans un environnement informatique ou de transformation/gestion de projet.M Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres applications logicielles pertinentes.
Solides compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer le temps de manière efficace.
Excellentes capacités de communication en français et en néerlandais, tant à l'écrit qu'à l'oral, avec une attitude professionnelle et courtoise.
Souci du détail et précision dans la saisie des données et la gestion des documents.
Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles avec discrétion.
Attitude proactive Oser prendre des initiatives Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
Savoir s'adapter aux changements de priorités et de délais dans un environnement en évolution rapide.
OFFRE • Nous vous offrons un poste stimulant et captivant au sein d'un environnement de travail dynamique en pleine croissance.
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la solidarité, l’empathie, l’expertise ------------------------------------------------------------------------------------- - FUNCTIE We zijn op zoek naar een dynamische, proactieve en georganiseerde Administratief Assistent om ons IT en Transformatie ProjectManagement team te versterken.
Deze functie speelt een cruciale rol bij het zorgen voor een soepele werking van administratieve taken binnen de afdeling, waarbij ondersteuning wordt geboden aan het team om hun doelen en doelstellingen te behalen.
De ideale kandidaat beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om effectief te multitasken in een snel veranderende omgeving.
uitgebreide administratieve ondersteuning aan de IT en Transformatie Afdeling bieden, waaronder het beheren van agenda's, plannen van vergaderingen, aanmaken van bestelbonnen, aanvragen offertes.
Documentbeheer:
Assisteren bij het maken, bewerken en formatteren van documenten, presentaties en rapporten.
Onderhouden van georganiseerde elektronische en fysieke archiefsystemen voor afdelingsdocumentatie.
Communicatie Liaison:
Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, inclusief het beantwoorden van telefoontjes, reageren op e-mails en doorverwijzen van vragen naar de juiste teamleden.
Coördinatie van vergaderingen:
Coördineren van afdelingsvergaderingen, inclusief het voorbereiden van agenda's, notuleren en opvolgen van actiepunten om tijdige uitvoering te garanderen.
Projectondersteuning:
Assisteren bij projectgerelateerde taken zoals het bijhouden van mijlpalen, beheren van projectdocumentatie en coördineren van vergaderingen en communicatie tussen projectbetrokkenen.
Gegevensinvoer en -analyse:
Invoeren van gegevens in relevante systemen of databases in.
Helpen bij het verzamelen, organiseren en analyseren van gegevens indien nodig ter ondersteuning van afdelingsinitiatieven.
Middelenbeheer:
Assisteer bij het beheren van afdelingsmiddelen, inclusief voorraadbeheer, aanschaf van kantoorbenodigdheden en coördinatie van onderhoud en reparaties van apparatuur.
Evenementenplanning:
Ondersteunen bij de planning en uitvoering van afdelingsevenementen, workshops en trainingssessies, inclusief logistieke regelingen en coördinatie van materialen en middelen.
Ad-hoc Ondersteuning:
Bied extra ondersteuning aan het IT en Transformatie team indien nodig, waaronder assisteren bij speciale projecten, uitvoeren van onderzoek en uitvoeren van andere administratieve taken.
JOUW PROFIEL Welke talenten zoeken we? Opleiding, ervaring en technische skills Bewezen ervaring als administratief assistent of vergelijkbare rol, bij voorkeur in een IT - of transformatie/ProjectManagement omgeving.
Vaardigheid in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en andere relevante softwaretoepassingen.
Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen om taken te prioriteren en tijd effectief te beheren.
Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans en Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling, met een professionele en hoffelijke houding.
Oog voor detail en nauwkeurigheid in gegevensinvoer en documentbeheer.
Vermogen om vertrouwelijkheid te handhaven en gevoelige informatie discreet te behandelen.
Proactieve houding Durven initiatief te nemen Zelfstandig als in teamverband kunnen werken Flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende prioriteiten en deadlines in een snel veranderende omgeving.
WAT HEBBEN WE TE BIEDEN? •Wij bieden jou een uitdagende en boeiende functie binnen een dynamische werkomgeving in volle groei.
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• Werken in een stabiel bedrijf waar solidariteit, empathie en expertise basiswaarden zijn Multipharma
