Manager Interim Management Cel > Brussels > Joboolo BE :
Company : bpost Location : Brussels Brussels From : Talent BE
Dit geldt zowel voor de hele korte termijn (<1d) als op de middellange termijn.De functies zijn deze in banding D, E en enkele F, voornamelijk voor distributie/postbodes, sorting, transport, kademedewerkers, commercieel medewerkers en call center medewerkers.De InterimManagement Cel is van vitaal belang voor het soepel functioneren van de operationele organisatie van operaties, retail en het call center en staat in voor het jaarlijks aannemen van meer dan 12.000 unieke interimarissen (2022) voor een totaal bedrag van ong.
€63mio in 2023.Op een totaal van ong.
21.000 operationele FTEs banding D, E en enkele F, zijn er gemiddeld 1.100 interim FTE/y.Daarenboven worden jaarlijks ong.
6000 jobstudenten aangenomen, voornamelijk om de vakanties op te vangen in de zomer.De InterimManagement Cel is eveneens de contactpersoon naar de interim partners toe, en zal ook met hen een nauwe samenwerking moeten ontwikkelen.Ook is zij verantwoordelijk voor de montoring van de processen en afspraken, het toezicht op de naleving van de SLAs (mbt.
stiptheid, kwaliteit,…), het opvolgen van de productiviteit van de interim partners e.d.m.Tot slot, interims zijn de belangrijkste bron van rekrutering binnen bpost, voor een totaal van ongeveer 2300 personen op een totale rekrutering van 2500 personen.Belangrijkste verantwoordelijkheden 1.Business partner.
Fungeren als proactieve strategische partner en eerste contactpersoon betreffende InterimManagement, door het bepalen van de noden van de business en deze te vertalen naar concrete ontwikkelingen en acties, in nauwe samenwerking met o.a HR&O teneinde de business te ondersteunen bij het realiseren van de doelstellingen.
2.Strategie.Bijdragen tot de uitwerking van de InterimManagement strategie, meewerken aan de ontwikkeling en verbetering van programma’s, processen en policies betreffende InterimManagement, ontwikkelen van gepaste oplossingen teneinde een efficiënte en kwalitatieve ondersteuning van de business te garanderen.Heeft hierdoor belangrijke impact op de beschikbaarheid van werkkrachten in operaties en dus ook de operationele beschikbaarheid en kwaliteit, en dus ook werknemerstevredenheid.3.Projecten.
Ondersteunen van de strategische projecten rond ‘FTE supply’, incl.·VMS 2.0, met keuze voor independent integrator met vendor management of met een master vendor, en welke technische tooling hierbij gebruikt dient te worden·New workforce planning tools voor operaties, om zowel eigen personeel als tijdelijke werkkrachten te beheren (jobstudenten, interims maar ook subcontractors)·Analyses en voorstellen rond de mate van flexibiliteit die moet worden ingepland bij werkkrachten, dwz vanaf wanneer dient men een interim aan te nemen, vanaf wanneer een vaste werknemer met tijdelijk contract, vanaf wanneer een vaste werknemer met contract onbepaalde duur, subcontractor of andere·Omega 2.0 – mee nadenken over voorstellen om de bpost werkpopulatie te flexibiliseren·Meedenken bij crisissen rond scenarios voor de flexibilisering van de arbeidskrachten en oplossingen, bv.
verlies van een klant, verlies van een groot werkvolume in pers, pakjes of de commerciële kantoren4.Contactpersoon.
Is de contactpersoon voor InterimManagement, dwz,·Voor de interim partners:
aanspreekpunt voor vragen/suggesties/ideeën omtrent continuous improvement van onze interimprocessen, escalatie bij stroeve samenwerking met het terrein, ter bevestiging van de interim aanvragen, coordinatie van de samenwerking rond de interim piek in de zomer (jobstudenten) en eindejaarspiek (interims) ·Voor de business:
dagelijkse/wekelijkse contactpersoon voor MPP (operaties), TL Planner (retail) en CC manager (call center), alsook de directeuren5.Monitoring interim partners.Verantwoordelijke monitoring activiteiten interim partners:
·Houdt iedereen zich aan de spelregels/afspraken?·Worden de processen/procedures correct gevolgd?·Productiviteit :
slagen de partners erin het hun toegewezen marktaandeel in te vullen?·Opvolging van de voorstellingen :
werken de partners mee in alle regio's/op alle functies?·Voor alle bovenstaande punten, dienen de nodige analyses gedaan te worden obv kwalitatieve feedback en gegevens uit de beschikbare tools6.Monitoring kwaliteit van de voorgestelde kandidaten·Feedback vanuit de business consolideren·Steekproefgewijze controles organiseren :
verslagen bselect, volledigheid dossier (FRAC OK?Medische vragenlijst OK?,…)·Analyse en opvolging turnover interim·Organisatie mystery calls/visits7.Recurrente overlegmomenten.Organiseren en voorbereiden van recurrente overlegmomenten op nationaal niveau, zowel met de interne stakeholders als met de interimpartners :
·intern core team (elke deelnemer bereidt zijn/haar topics voor)·extended core team·intern steerco·extended steerco·monthly 121 met elke partner apart·admin meeting (ism Payroll en MPP)·marketing meeting (ism Employer Branding)In dit kader ook de nodige analyses doen ter voorbereiding, documentatie ter beschikking stellen,…8.Nieuwe processen.
Herziening van de afspraken of processen ivm interim recruitment en uitleggen nieuwe afspraken of processen aan ·business SPOCS:
MPP (operaties), TL Planner (retail) en CC manager (call center), alsook de directeuren·de interimpartners, al dan niet in samenwerking met MPP en/of andere business SPOCs·MPP, zodat deze de nieuwe afspraken of processen kan uitleggen aan de GP/PB9.Continuïteit.
Verzorgen van de continuïteit in het interimmanagement·Ter beschikking stellen van de nodige rapporteringen ·Arbitrage bij conflicten of discussies met/tussen de interimpartners·Herziening marktaandeel om de vier maanden·Opvolging SLA's·Voorzien van documentatie/handleidingen ivm interim recruitment·Beheer van de (evolutie van de) gebruikte tools·Opvolgen en afsluiten van commerciële akkoorden·opvolging administratieve evoluties/aanpassingen10.SPOC naar MPP.Monitoring van de activiteiten van de business en uitleggen van nieuwe afspraken of processen aan de business·Houdt iedereen zich aan de spelregels/afspraken?·Worden de processen/procedures correct gevolgd?·Worden er niet teveel fouten/vergissingen gemaakt?·Opvolging van de kwaliteit van de voorgestelde kandidaten11.Administratieve opvolging.Op dit ogenblik valt administratieve opvolging zoals hieronder beschreven binnen de InterimManagement Cel.Bedoeling is deze administratieve opvolging over te dragen zodoende dat het team tijd vrijmaakt voor opvolging van bovenstaande taken.Het gaat om:
·Beheer van de verlengingen - :
op het einde van de week moet er voor elk contract beslist worden of dit wordt verlengd of stopgezet.
Dit proces dient opgevolgd te worden en zodra alle contracten behandeld zijn, dienen de verlengingen en stopzettingen gecommuniceerd te worden aan de verschillende partners è Over te dragen naar interim partners (rechtstreekse toegang via de tool)·Beheer van de prestaties :
de prestaties worden elke maandag ingegeven in bselect, op basis hiervan kan de vendor zorgen voor de correcte uitbetaling van de uzk.Dit proces dient opgevolgd te worden en zodra de prestaties volledig zijn, dienen deze gecommuniceerd te worden aan de verschillende partnersè Over te dragen naar interim partners (rechtstreekse toegang via de tool)·Aanpassingen/annulaties van contracten:
dagelijks moeten reeds aangemaakte contracten voor uzk nog aangepast worden (bv extra werkdag, andere startdatum,…) of geannuleerd worden (bv kandidaat zal toch niet opstarten).Dit proces is cruciaal om geen fouten te maken op vlak van arbeidswetgeving en om de interface tussen de verschillende betrokken systemen correct te laten verlopen.è Over te dragen naar MPP (beperkt voor retail / CC)·Aanpassingen/annulaties van aanvragen è Over te dragen naar MPP (beperkt voor retail / CC)·Administratie ikv overnames bpostcontract :
wanneer uzk worden overgenomen met bpostcontract, moet er bijkomende informatie verzameld worden en in beslect ingegeven (RR nummer, bankrekeningnr etc)è Over te dragen naar interim partners (rechtstreeks ingeven in de tool)·Behandelen/opvolgen van administratieve fouten bij de partners (bv.
ontbrekende gegevens in bselect)è Over te dragen naar de interim partners + constraints inbouwen in de tool 12.Coachen, motiveren en aansturen van de InterimManagement Cel teneinde de competenties, vaardigheden en knowhow optimaal te benutten en te ontwikkelen en als een goed functionerend team te werken.Zorgt voor een harmonisatie van de werkwijzen bij de operaties, retail en call center rond interimmanagement via het voorbereiden en potentieel geven van coachings en opleidingen aan de bevoegde personen.Jouw profiel Als ManagerInterimManagement Cell, spreekt het voor zich dat je een grondige kennis hebt van HR-processen, sterke leadershipskillsen sterke interpersoonlijke vaardigheden.
We willen echter volgende aspecten benadrukken:
·Je hebt een Master Degree·Je hebt minstens 10 jaar relevante werkervaring ·Je beschikt over een grondige kennis van de rekruterings-gerelateerde processen, rollen en verantwoordelijkheden binnen een complexe omgeving·Grondige kennis van de Mail Organisatie en processen·Je bent zeer analytisch ingesteld ·Je hebt zeer sterke coachingskills ·Bekwaamheid tot assimilatie en verbetering van tal van complexe processen·Sterk stakeholdermanagement ·Je beschikt over een sterk probleemoplossend vermogen·Je bent vlot drietalig Nederlands, Frans en Engels ·Goede kennis van MS-office, plannings-en rapporteringstools bpost BrusselsBrussels
