Gestion des archives papier des bureaux pays et du bureau de Bruxelles Appui lors de la préparation d’audits financiers de projet à Bruxelles Scanning des pièces de comptabilité du bureau de Bruxelles et est responsable de la bonne gestion des classeurs comptables Administration & Logistique Assure l’accueil des visiteurs et des appels entrants Effectue la recherche de nouveaux fournisseurs logistiques et assure la communication avec les prestataires confirmés Vérifie la conformité de la procédure d’achat pour les achats de biens et services réalisés au bureau de Bruxelles Assure la tenue de l’inventaire du bureau belge Assure la maintenance des biens et de l’espace de travail du bureau belge Gère les fournitures de bureau ainsi que le copieur et les téléphones Gestion des voyages (rédaction des ordres de mission, vols, lettres invitations, réservations hôtels…) Aide à l’organisation logistique des évènements ASF à Bruxelles (réservations hôtels, transports aéroports et autres) Envois DHL et courriers divers Légalisation des documents organisationnels Support RH Appui au recrutement (réalisation de longlisting, shortlisting, entretiens de motivation…) Préparation des documents de début de contrat et fin de contrat Classement et archivage des dossiers du personnel Préparation des plannings des briefings et débriefings du staff BXL et Expats ACODEV
