Assistant.e Administratif.ve - 1/2 temps > Namur > Joboolo BE :
Company : Croix-Rouge Location : Namur Wallonia From : Talent BE
Une fonction faite dintensité, de contacts, de suivis, de responsabilités adminsitratives au sein dun département dynamique et convivial dont la raison dêtre est le soutien à la population en état ou à risque de vulnérabilité des suites de situations durgence sur lensemble du territoire wallon, et de cans des domaines de la santé physique et mentale.Un environnement de travail agréable et bienveillant.
Vous collaborez avec des équipes impliquées, dynamiques et engagées composée de 30 salarié.e.s au niveau de la coordination secours, ambulanciers salariés et quelques 1.
volontaires.Les détails du job :
Un contrat à durée indéterminée à mi-temps (19 heures/semaine), à pourvoir dès que possible et basé à Namur (Centre).Une rémunération en lien avec votre expérience, assortie davantages extra légaux :
chèques repas, prise en charge à % des frais de transports domicile-travail, 3 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année, et 3 de plus lannée suivante (à proratiser sur base dun 1/2 temps)Un poste essentiel de soutien administratif, visant dans chaque action la qualité et le sens du service rendu.
Un métier qui combine à la fois autonomie et travail déquipe.Prestations en mode hybride :
présentiel et distanciel.
Le Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique est un intervenant majeur lors de situations durgence collective ou le déclenchement de plans « Catastrophes ».Nous assurons le transport urgent de patient·es, ainsi que le transport médico-sanitaire non-urgent en ambulance ou à laide dun véhicule adapté aux personnes à mobilité réduite.
Nous mettons également en place des Dispositifs Médicaux Présentifs (DMP) lors de manifestations de petite et de très grande ampleur, telles quun festival, un match de football, une course automobile, etc.Grâce au Service dIntervention Psychosociale Urgente (SISU), nous assurons un soutien psychosocial aux victimes de catastrophe ou de désastre, à leurs familles et aux témoins afin de restreindre limpact, létendue ou la durée des traumatismes.
Pas moins de 15 Centres de Secours sur le territoire de la Région Wallonne qui assurent tout au long de lannée ces différentes missions.La coordination est basée à Namur Centre, votre lieu dactivité.**** * Le Pôle Administratif du Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique apporte son support à léquipe de Direction du Département et aux Responsables des différentes thématiques, dans la gestion et lorganisation quotidienne du Département.
Léquipe est également un support aux centres de Secours dans certaines tâches prédéfinies (voir infra).Le Pôle Administratif est constitué de 3 Assistant.e.s Administratifs.ve, chacun.e.s ayant en dehors des tâches communes, un soutien spécialisé dans un domaine spécifique :
Sisu, Direction, Opérations.En ce qui concerne les tâches administratives communes, chaque membre de léquipe en sera conjointement responsable sans membre référent.
Fonction :
Sous la responsabilité de la Direction du Département Secours, vous intervenez avec des niveaux de responsabilité divers dans les tâches ci-après, classées par thématique, en lien avec la structure du Département Secours.Soutien spécialisé Direction Vous soutenez léquipe de direction dans des tâches administratives diverses et variées, telles que :
Assister les membres de la direction dans leurs tâches quotidiennes et en particulier le Directeur de département :
agenda des gardes, organisation de diverses réunions, séminaires à la demande de la direction, maintien de validité des certificats eHealth et au besoin assistance au renouvellement de ceux-ci.
Il.elle gère les agendas électroniques et différentes boîtes mails de la directionEtre la personne de contact privilégiée pour les différents départements de la CRB et les Centres de Secours en matières administratives générales.Soutenir le.la Responsable Projets Transversaux & Spéciaux dans la réponse aux marchés publics et veiller à ce que les documents juridiques soient toujours disponibles et à jour.Vérifier les dépenses Belfius pour tous les Centres de Secours et assurer le réapprovisionnement des comptes (si nécessaire)Constituer le premier point de contact pour les signatures des documents légaux.Veiller à une a gestion documentaire du département :
classement précis, ordonné, clair et partagé et connu de lensemble des membres du département en sappuyant sur les ressources existantes dans chaque thématique (Responsable de Service)Gérer les commandes de petit matériel et fournitures de bureau (Lyreco et Red shop) pour lensemble du DépartementSuivi des plaintes au niveau opérationnel (DMP, TNU, TU) avec la mise en place dune réunion mensuelle pour le recueil des actions relatives à la gestion et aux suivis de celles-ci par les intervenants.
Tâches administratives communes Gestion par les 3 Assistant.e.s Administrati.f.ve.s des tâches communes ci-après afin quelles soient assurées en tout temps.
Mise en place dun système de back-up pour les tâches administratives communes et les soutiens spécialisés.Accueillir, recevoir et renseigner les visiteurs, fournisseurs, clients, etc.Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques entrants et en assurer le suivi si dans votre champ de compétence ; le cas échéant noter et transmettre les messages aux destinataires concernésRéceptionner, filtrer et distribuer les courriers papiers et électroniques, en ce compris ceux du CE, CPPT et du SIPP pour les CSSassurer de lorganisation, du classement et de la bonne gestion documentaire du département à lexception du RH pour des raisons de déontologie.Vérifier, transmettre et le cas échéant valider (sous la responsabilité du responsable de thématique) les frais réels et forfaitaires des volontaires (version papier) aux différents responsables de serviceRédiger des PVs lors de réunions diverses :
prise de note et mise en formeRédiger et proposer des procédures administratives spécifiques à chacune des thématiques :
Direction, Sisu, Opérations.Fournir les tableaux récapitulatifs (KPI) à intervalle régulier (planning à définir) Profil :
Idéalement, disposer dune formation de secrétaire de direction ou équivalence par lexpérience professionnelleExpérience probante de minimum 3 ans dans une fonction administrative à tâches multiples et variées ; une première expérience dans une fonction de secrétaire de direction est un atout réelRigueur, précision, discrétion et conscience professionnelle font partie de vos qualités de baseExcellente proactivité, adaptabilité et résistance avérée au stressSens du service, des responsabilités et esprit déquipe présents au quotidienExcellentes compétences dexpression verbale et écrite du français ; la connaissance de lallemand, du néerlandais et/ou de langlais est un atoutMaîtrise de la suite MS OfficeFaire preuve dautonomie et de réelles initiatives dans les tâches et responsabilités qui sont les vôtresEsprit danalyse et de synthèseA laise dans la gestion des priorités et des urgences en faisant la distinction entre lurgent et limportantEtre doté de la flexibilité de travail suffisante face à une organisation en mouvement permanentAdhérer aux principes et aux valeurs de la Croix-Rouge et en présenter une image positive Croix-Rouge NamurWallonia
