Administratief HR Medewerker - Leuven > KU Leuven > Joboolo BE :
Company : KU Leuven Location : Brussels Brussels From : Talent BE
Je hebt een sterke klantgerichte houding.Je hebt een goede probleemoplossende ingesteldheid en je stelt je flexibel op.Je durft initiatief nemen en je neemt een proactieve houding aan.Je hebt een positieve ingesteldheid en werkt actief mee aan de goede sfeer op het werk.Je maakt werk van de inclusieve cultuur die iedereen bij KU Leuven nastreeft.Je leert graag bij en neemt je eigen professionele ontwikkeling ter harte.Als administratiefmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s van je onderzoeksafdeling(en) en het departement voor alle vragen rond personeelsadministratie en neem je de volgende taken op:
Je staat in voor de administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen van de verschillende personeelscategorieën met uitzondering van de professoren. Je volgt proactief de personeelsdossiers van je afdeling(en) op en reikt tijdig en correct advies aan over verlengingen en herfinancieringen. Je verwerft kennis over de procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten en je adviseert je professoren / kredietbeheerders op correcte wijze.Je bent een essentiële schakel tussen je afdeling(en) en de centrale diensten en zorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie.Je zorgt voor een professioneel en vriendelijk onthaal van alle nieuwe medewerkers van je afdeling(en).Je werkt samen met de collega’s administratiefmedewerkers om expertise te delen, processen te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening aan te bieden tijdens afwezigheden.Je behaalt via een aangeboden opleidingstraject op korte tijd de KU Leuven antenne-accreditatie voor personeelsadministratie.Je blijft door deelnames aan opleidingen, zelfstudie en teamoverleg een expert in je vakgebied.Daarnaast verzorg je samen met de andere administratieve ondersteuners ook de algemene administratie van je afdeling(en).
Dit takenpakket kan door de tijd wijzigen en omvat bijvoorbeeld het volgende:
Je zorgt voor de afhandeling van aanvragen tot terugbetaling van beroepskosten en voor de afrekening van de KU Leuven kredietkaarten.Je zorgt voor de administratieve opvolging van de toegangscontroles en van het onthaal voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu van de medewerkers.Je beantwoordt vragen van medewerkers, bezoekers en studenten via e-mail, telefoon en in persoon.Je zorgt voor logistieke ondersteuning zoals lokalenreserveringen, inplannen van vergaderingen, postbedeling, stockbeheer, archivering, catering bestellen voor vergaderingen, enz. Je werkt mee aan de organisatie van evenementen zoals recepties, uitstappen, conferenties of seminaries.Je helpt mee om de website van je afdeling(en) en het departement up-to-date te houden.Het Departement Natuurkunde en Sterrenkunde binnen de Groep Wetenschap en Technologie van KU Leuven is een dynamische gemeenschap van ongeveer 400 academici en ondersteuners die samen garant staat voor kwalitatief hoogstaand en innovatief onderzoek en onderwijs.
In zeven onderzoeksafdelingen werken we samen om de fundamentele samenhang en opbouw van de materie rondom ons beter te begrijpen, vanaf de kleinste deeltjes tot de immensiteit van de kosmos.
Daarnaast verzorgen we opleidingen op Bachelor - en/of Masterniveau in de fysica, medische stralingsfysica, sterrenkunde en space studies.
We zijn ook betrokken bij het onderwijs in tal van andere disciplines en bij de educatieve Master in wetenschappen en technologie.
Deze afdelingen worden ondersteund door een administratief team waarbinnen jij een van onze administratieve specialisten wordt.
Hierbij zal je toegewezen worden aan een of twee specifieke onderzoeksafdelingen zodat jij een hechte professionele band kan smeden met je interne klanten.
In een eerste fase van je loopbaan wordt dit het Instituut voor Sterrenkunde, maar je kan in principe doorheen het ganse departement aan de slag.
Wij bieden een voltijdse aanstelling met contract van onbepaalde duur in een stimulerende, diverse en dynamische werkomgeving waar onderzoek wordt gedreven door een jong ensemble van doctoraatsstudenten en postdocs.
Meer in het algemeen geniet je aan de KU Leuven van de culturele rijkdom en diversiteit van een grote en prestigieuze instelling.Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5.
Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
De KU Leuven biedt een aantrekkelijk voordelenpakket, waaronder een gratis groepsverzekering voor extra pensioenvoordelen, een royale verlofregeling van 32+ dagen, ecocheques, gratis of sterk gesubsidieerd gebruik van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een bedrijfsfiets, een eindejaarspremie, vakantiegeld en toegang tot exclusieve kortingen bij een aantal retailers. KU Leuven BrusselsBrussels
